Co je rozšíření Mergado Agencies?#

Mergado Agencies je rozšíření určené pro řízení a správu online marketingového týmu, klientů a projektů. Funguje jako centrální místo, které nahrazuje nepřehledné tabulky a pomáhá udržet přehled o úkolech i zaměstnancích.

Rozšíření je ideální pro:

Marketingové agentury – pro evidenci klientů, projektů a interní workflow.
Freelance specialisté – pro organizaci spolupráce s více agenturami nebo klienty.
Account manažeři a vedení – pro kontrolu objemu práce, tržeb a efektivity týmu.

Cena a fakturace#

Používání rozšíření Mergado Agencies je pro uživatele Mergado Editoru zcela zdarma a je k dispozici bez jakýchkoliv dalších poplatků.

Používání rozšíření je vázáno na jednoho uživatele v Mergadu a je zdarma bez ohledu na počet agentur, projektů nebo úkolu v něm vytvořených.

Vzhledem k tomu, že je rozšíření bezplatné, nemá stanovenou zkušební dobu.

Rozšíření je aktuálně v beta verzi. Budeme rádi za vaši zpětnou vazbu, která nám pomůže s rozvojem rozšíření.

Základní pojmy spojené s rozšířením Mergado Agencies#

Agentura – Základní organizační jednotka, do které zvete další pracovníky a v rámci které vytváříte projekty pro jednotlivé klienty.
Klient – Firma nebo osoba, pro kterou agentura poskytuje služby. Ke každému klientovi se evidují kontaktní osoby, fakturační údaje a další potřebné informace. Klient může mít více projektů (např. různé e-shopy nebo typy služeb) a lze mu přiřadit štítky pro snadnou segmentaci portfolia.
Projekt – Představuje například konkrétní e-shop klienta nebo službu, kterou pro daného klienta spravujete a ke které se vážou finance (rozpočty), odpovědné osoby, pracovníci a konkrétní úkoly. Projekt funguje jako podrobná informační karta, kterou si můžete přizpůsobit pomocí vlastních polí, které chcete kontrolovat a sledovat.
Pracovník – Člen týmu s vlastním přístupem, kterému jsou přiřazovány úkoly, termíny a lze sledovat jeho vytížení.

Co je potřeba pro spuštění rozšíření Mergado Agencies#

Uživatelský účet v Mergado Editoru.

Hlavní funkce#

Správa klientů – Tato funkce umožňuje přehlednou evidenci všech kontaktních osob a jejich fakturačních údajů na jednom místě. Díky možnosti přidání vlastních polí si můžete u každého klienta ukládat specifické informace, jako jsou odkazy na profily, přístupové údaje nebo interní checklisty. Pomocí štítků si navíc můžete klienty snadno segmentovat, například na dlouhodobé či prioritní, což usnadňuje orientaci v klientském portfoliu.
Projekty u klientů – Ke každému klientovi lze přiřadit libovolné množství projektů, což umožňuje odděleně spravovat různé e-shopy nebo typy poskytovaných služeb. U každého projektu můžete sledovat jeho rozpočet, určovat odpovědné osoby a využít plně přizpůsobitelnou kartu s vlastními poli pro maximální přehled. Vlastní pole mohou být různých typů, od checkboxů až po dlouhé texty, a lze u nich nastavit povinnost vyplnění pro udržení vysoké kvality dat.
Úkoly a šablony – Rozšíření umožňuje zadávat konkrétní úkoly s jasným termínem, odhadovanou pracností a vazbou na konkrétní projekt i konkrétního člena týmu. Pro zefektivnění práce lze využívat šablony úkolů, které usnadňují zadávání opakujících se činností, nebo k úkolům přiřazovat štítky pro větší přehled.
Přehled agentury – Poskytuje vedení a strategickému managementu celkový pohled na aktuální vytíženost všech zaměstnanců a celkový objem rozpracované práce. Přehled zahrnuje také užitečné statistiky tržeb a rozložení jednotlivých služeb, což pomáhá při vyhodnocování efektivity celého týmu.
Filtrování a kontrola kvality – Nástroj nabízí pokročilé filtry, které vám pomohou okamžitě identifikovat nekompletně vyplněné projekty nebo úkoly bez stanoveného termínu. Tato funkce je ideální pro udržování aktuálnosti všech dat v systému a včasné odhalení neaktivních klientů, kterým je potřeba věnovat zvýšenou pozornost.
Týmová spolupráce – Každý člen týmu má svůj vlastní uživatelský přístup a do agentury ho lze jednoduše pozvat přímo z rozhraní rozšíření. V rámci agentury je možné sdílet oprávnění, takže všichni spolupracovníci vidí relevantní informace a mají přehled o úkolech, které mají v daném čase splnit.
Generování dokumentů a smluv – Přímo v rozšíření si můžete v HTML editoru vytvořit vlastní šablony smluv a jiných administrativních dokumentů. V šablonách můžete využít systémové nebo vlastní proměnné, které následně doplníte daty o konkrétním klientovi, a výslednou smlouvu si stáhnete ve formátu PDF.
Propojení s Fakturoidem – Tato funkce umožňuje automaticky generovat faktury pro klienty na základě dat evidovaných přímo v Mergado Agencies. Stačí pár kliknutí a faktura se odešle do vašeho účtu ve Fakturoidu, čímž výrazně ušetříte čas strávený manuální přípravou dokladů.

Práce v Mergado Agencies#

Aktivaci rozšíření provede v Mergado Storu kliknutím na tlačítko Chci aktivovat. Po aktivaci můžete vytvořit agenturu nebo se nechat pozvat do jít existující agentury.

V rozhraní rozšíření Mergado Agencies uvidíte v menu dvě hlavní sekce – Agentury a Pozvánky.

Agentury#

V sekci Agentury najdete seznam všech agentur, které jste vytvořili nebo do kterých jste byli pozváni. Novou agenturu vytvoříte kliknutí na tlačítko Nová agentura.

Po rozkliknutí konkrétní vytvořené agentury se vám otevře její detail s následujícími záložkami, které umožňují její kompletní správu.

1. Přehled#

Na této záložce každý uživatel uvidí seznam svých aktuálně přidělených úkolů.

2. Úkoly#

Zde probíhá operativní řízení práce celého týmu a zadávání úkolů. Při vytváření úkolu definujete jeho název, odpovědného pracovníka, projekt a termín splnění. U úkolu lze nastavit odhadovanou pracnost, což systému umožňuje automaticky rozpočítávat hodiny mezi pracovníky. Pro opakující se činnosti je možné vytvářet šablony úkolů, které výrazně urychlují zakládání nových projektů a úkolů.

3. Projekty#

Projekty představují konkrétní e-shopy nebo služby vykonávané pro daného klienta. Každý projekt má svou kartu, kterou si můžete plně přizpůsobit pomocí vlastních polí (např. krátký/dlouhý text, odkaz, checkbox či nadpisy pro přehlednost). Vlastní pole můžete editovat kliknutím na ikonu ozubeného kolečka (vedle tlačítka Vytvořit projekt). U polí lze nastavit povinnost vyplnění, což slouží jako nástroj pro kontrolu kvality a zajištění, že u žádného e-shopu nechybí důležité informace. Ke každému projektu se vážou konkrétní rozpočty a odpovědné osoby.

4. Klienti#

Obsahuje seznam všech firem, pro které agentura pracuje. Na jednom místě máte kontaktní osoby i fakturační údaje. Uvidíte přehled toho, na kolika projektech pro daného klienta pracujete, kolik projekty zahrnují úkolů, odpracovaných hodin a celkovou cenu za práci. Ke klientům můžete přiřazovat specifické štítky pro segmentaci a přehled (např. „klient_dlouhodoby“).

Přímo u klienta najdete ikonku tiskárny, která umožňuje na pár kliknutí vygenerovat smlouvu nebo jiný dokument podle připravené šablony (ve formátu pdf).

Pokud máte nastavené propojení s Fakturoidem, u klienta uvidíte ikonku faktury pro její automatické odeslání do účetního systému. Faktura se vygeneruje na základě údajů zaznamenaných v rozšíření.

5. Pracovníci#

Tato část je určená pro správu lidských zdrojů v agentuře. Uvidíte zde seznam všech členů týmu a podle zadaných úkolů okamžitě zjistíte, kolik hodin práce má kdo přiděleno. Vedoucí týmu tak mohou snadno kontrolovat, kdo je přetížený a komu je naopak možné přidělit nové úkoly.

6. Statistiky#

Statistiky slouží k vyhodnocování ekonomické i výkonnostní stránky agentury. Tato sekce poskytuje data o tom, které služby přinášejí agentuře největší tržby. Umožňuje také sledovat efektivitu týmu a celkový objem odvedené práce za určité období.

7. Nastavení#

Zde se nastavujete a upravujete obecné parametry pro celou agenturu. Nastavení je rozděleno do několika sekcí:

Obecné, Služby a Štítky – Pro základní nastavení fungování agentury a kategorizaci klientů.
Fakturoid – Slouží k propojení s fakturačním systémem Fakturoid pomocí API klíčů (Client ID a Secret ID). Zjistěte, jak propojit Mergado Agencies a Fakturoid.
Tisk – Obsahuje HTML editor pro vytváření šablon dokumentů (např. smluv) s využitím systémových proměnných (%NAME%, %EMAIL%, %STREET%, %CITY%, %ZIP%, %COUNTRY%, %PHONE%, %ID%, %VAT%) nebo vlastních proměnných.

Pozvánky#

Sekce Pozvánky slouží uživatelům k přijetí pozvánek na vstup do již existujících agentur, které vytvořili jejich kolegové nebo partneři. V rámci jednoho týmu stačí založit agenturní profil pouze jednou a ostatní členy do něj následně pozvat. Každý člen týmu přistupuje k agentuře pod svým vlastním jménem a účtem. Jakmile uživatel pozvánku přijme, získá přístup k projektům, úkolům a klientům dané agentury podle toho, jaká oprávnění mu byla přidělena.

FAQ#

Co je Mergado Agencies a k čemu slouží?#

Mergado Agencies je rozšíření Mergado Editoru, které slouží jako centrální místo pro řízení marketingové agentury. Nahrazuje nepřehledné tabulky a pomáhá mít na jednom místě přehled o klientech, projektech, úkolech i celém týmu.

Pro koho je Mergado Agencies vhodné?#

Rozšíření je určeno především marketingovým agenturám, které spravují větší počet klientů a projektů. Využijí ho ale také freelance specialisté spolupracující s více klienty najednou a account manažeři nebo vedení, kteří potřebují sledovat objem práce a efektivitu týmu.

Kolik Mergado Agencies stojí?#

Rozšíření je zcela zdarma. Používání není omezeno počtem agentur, klientů, projektů ani úkolů.

Jaké jsou podmínky pro spuštění Mergado Agencies?#

Jediným požadavkem je uživatelský účet v Mergado Editoru. Rozšíření aktivujete v Mergado Storu kliknutím na tlačítko Chci aktivovat, poté si vytvoříte agenturu nebo přijmete pozvánku do již existující agentury, kterou vytvořil například váš kolega/kolegyně.

Jsem freelancer, ne agentura. Má pro mě Mergado Agencies smysl?#

Ano. Rozšíření je vhodné i pro freelance specialisty, kteří spolupracují s více klienty nebo agenturami najednou a potřebují mít přehled o projektech a úkolech na jednom místě.

Mohu být členem více agentur zároveň?#

Ano. V sekci Agentury uvidíte seznam všech agentur, které jste sami vytvořili nebo do kterých vás pozvali kolegové či partneři. Ke všem agenturám přistupujete ze svého vlastního Mergado uživatelského účtu.

Jak přidám kolegu do agentury?#

Kolegu pozvete přímo z rozhraní rozšíření Mergado Agencies v sekci Pracovníci → Pozvat pracovníka. Pozvaný kolega pozvánku přijme také v sekci Pozvánky a po přijetí získá přístup k agentuře podle oprávnění, která mu byla přidělena.

Může každý člen týmu vidět všechno, nebo lze omezit přístup k informacím?#

Všichni členové agentury vidí stejná data. Každý člen týmu přistupuje k agentuře pod svým vlastním účtem.

Jaký je rozdíl mezi klientem a projektem?#

Klient je firma nebo osoba, pro kterou agentura pracuje. Projekt pak představuje konkrétní e-shop nebo službu, kterou pro daného klienta spravujete. Jeden klient může mít více projektů – například pokud provozuje více e-shopů nebo odebírá různé typy služeb.

Kolik projektů nebo klientů mohu v rozšíření mít?#

Počet agentur, klientů, projektů ani úkolů není nijak omezen. Rozšíření je zdarma bez ohledu na objem dat, který v něm vedete.

K čemu slouží vlastní pole u projektů a klientů?#

Vlastní pole vám umožňují přizpůsobit kartu projektu nebo klienta přesně potřebám vaší agentury. Můžete přidávat různé typy polí – krátký nebo dlouhý text, odkaz, checkbox nebo nadpis pro přehlednost. U každého pole lze nastavit povinnost vyplnění, čímž zajistíte, že u žádného projektu nechybí důležité informace.

K čemu jsou štítky a jak je použít?#

Štítky slouží k segmentaci a udržení přehlednosti u klientů a úkolů. U klientů je můžete využít například k označení dlouhodobých klientů nebo prioritních spoluprací, u úkolů pak pro kategorizaci podle typu práce. Dostupné štítky si nastavíte v sekci Nastavení → Štítky.

Jak fungují šablony úkolů?#

Šablony úkolů umožňují uložit si předdefinovanou strukturu opakujících se činností a při zakládání nového úkolu ji jednoduše použít. Ušetříte tím čas zejména při onboardingu nového klienta nebo při pravidelných měsíčních pracích, které se opakují napříč projekty.

Jak zjistím, kdo z týmu je přetížený nebo komu lze naopak ještě zadat práci?#

V záložce Pracovníci vidíte přehled všech členů týmu a počet hodin práce, které mají aktuálně přiděleny. Záložka Statistiky pak nabízí širší pohled na objem odvedené práce a výkonnost celého týmu.

Můžu v Mergado Agencies připravovat i smlouvy nebo jiné dokumenty?#

Ano. V Nastavení → Tisk si vytvoříte šablonu dokumentu v HTML editoru. Šablona může obsahovat systémové proměnné (jako %NAME%, %EMAIL%, %ID%, %VAT% a další), které při generování doplníte daty o konkrétním klientovi. Výsledný dokument si stáhnete jako PDF přímo ze záložky Klienti kliknutím na ikonku tiskárny u daného klienta.

Mohu v Mergado Agencies generovat i faktury?#

Ano. V rozšířením můžete propojit s svým účtem ve Fakturoidu. Propojení nastavíte v sekci Nastavení → Fakturoid zadáním API přístupových údajů (Client ID a Secret ID) z vašeho účtu ve Fakturoidu. Po propojení stačí u klienta kliknout na ikonku faktury a rozšíření fakturu automaticky vygeneruje a odešle do Fakturoidu. Zjistěte, jak propojit Mergado Agencies a Fakturoid.