Dokumente#

Die Dokumente (Docs) sind die Wissensdatenbank der Organisation. Sie legen hier interne Abläufe, Prompts, Aufträge von Kunden oder Notizen ab – und die KI schöpft im Chat daraus, wenn die Erweiterung Docs eingeschaltet ist.

Aufbau der Seite#

• Die Überschrift Documents und die Schaltfläche New document mit einem Aufklappmenü.
• Die Suchleiste: der Umschalter Search in (Name = nach Namen, Content = nach Inhalt), das Feld für die Anfrage und die Schaltfläche Search in metadata.
• Das Raster der Dokumentkarten. Eine Karte hat eine Inhaltsvorschau, den Namen und das Datum der letzten Änderung; das Menü „…" enthält die Aktionen zum Dokument.

Erstellen und Import#

Das Menü New document hat drei Optionen:

• New document – ein leeres Dokument im Editor
• Import from GDocs – Name und Link zum Google-Dokument werden eingefügt (es muss so geteilt sein, dass es jeder mit dem Link sehen kann)
• Import from Nextcloud – Sie wählen die Anbindung an Nextcloud und die zu importierenden Dateien

Editor des Dokuments#

Der Editor hat oben das Feld Document name und die Schaltfläche Save, darunter die Formatierungsleiste (Überschriften, fett, kursiv, durchgestrichen, Trennlinie, Zitat, Listen, Checkliste, Einrückung, Tabelle, Bild, Link, Code und Codeblock). Rechts unten wird zwischen dem Schreiben in Markdown (Formatierung über Zeichen wie # für eine Überschrift) und dem visuellen Modus WYSIWYG (Sie sehen direkt, wie der Text aussehen wird) umgeschaltet.

In der rechten Spalte stehen die Eigenschaften des Dokuments:

• Publicly visible – Veröffentlichung des Dokuments unter einer öffentlichen Adresse. Ist es nicht angehakt, gibt der öffentliche Link 404 zurück.
• Metadata – eigene Etiketten in der Form Name und Wert (z. B. kunde: Novák), nach denen sich Dokumente filtern lassen. Sie können auch aus einem anderen Dokument übernommen werden.
• Assigned to – Zuordnung des Dokuments zu einem Kunden, Projekt oder Ansprechpartner.

Ein geöffnetes Dokument wird als formatierter Text angezeigt. Für Änderungen wechseln Sie in den Editor.

Suche in den Metadaten#

Die Schaltfläche Search in metadata öffnet einen Dialog, in dem Sie Filter über den Metadatenschlüsseln zusammenstellen (Add filter). Verwendete Filter werden als Recent filters angeboten, die Schaltfläche Clear filters hebt sie auf.

Was Sie hier tun können#

• Einen internen Ablauf verfassen, auf den sich die KI dann im Chat bezieht.
• Unterlagen aus Google Docs oder Nextcloud importieren.
• Dokumente mit Metadaten kennzeichnen und schnell filtern.
• Ein Dokument einem Kunden, Projekt oder Kontakt zuordnen.
• Ein Dokument unter einem öffentlichen Link veröffentlichen.

FAQ#

Wie bringe ich die KI dazu, ein Dokument zu verwenden? Halten Sie im Chat die Erweiterung Docs eingeschaltet. Die KI findet die Dokumente selbst; ein konkretes Dokument können Sie kennzeichnen, indem Sie in der Nachricht @ und den Namen des Dokuments schreiben.

Wer sieht die Dokumente? Die Mitglieder der Organisation. Personen außerhalb der Organisation sehen nur jene, bei denen Publicly visible eingeschaltet ist, und nur über den erzeugten öffentlichen Link.

Wozu dienen die Metadaten? Für die eigene Sortierung – zum Beispiel der Schlüssel kunde oder typ. Danach filtern Sie über Search in metadata.

Kann ich in Markdown schreiben? Ja, mit dem Umschalter in der rechten unteren Ecke des Editors wechseln Sie zwischen Markdown und dem visuellen Modus WYSIWYG.