Was ist die Erweiterung Mergado Agencies?#

Mergado Agencies ist eine Erweiterung zur Steuerung und Verwaltung eines Online-Marketingteams, von Kunden und Projekten. Sie funktioniert als zentrale Anlaufstelle, die unübersichtliche Tabellen ersetzt und hilft, den Überblick über Aufgaben und Mitarbeiter zu behalten.

Die Erweiterung ist ideal für:

• Marketingagenturen – zur Erfassung von Kunden, Projekten und internen Workflows.
• Freiberufliche Spezialisten – zur Organisation der Zusammenarbeit mit mehreren Agenturen oder Kunden.
• Account Manager und Führungskräfte – zur Kontrolle von Arbeitsvolumen, Umsatz und Teameffizienz.

Preis und Abrechnung#

Die Nutzung der Erweiterung Mergado Agencies ist für Nutzer des Mergado Editors völlig kostenlos und steht ohne weitere Gebühren zur Verfügung.

Die Nutzung der Erweiterung ist an einen Nutzer in Mergado gebunden und ist unabhängig von der Anzahl der darin erstellten Agenturen, Projekte oder Aufgaben kostenlos.

Da die Erweiterung kostenlos ist, gibt es keine festgelegte Testphase.

Die Erweiterung befindet sich derzeit in der Beta-Version. Wir freuen uns über Ihr Feedback, das uns bei der Weiterentwicklung der Erweiterung hilft.

Grundbegriffe der Erweiterung Mergado Agencies#

• Agentur – Die grundlegende organisatorische Einheit, zu der Sie weitere Mitarbeiter einladen und in deren Rahmen Sie Projekte für einzelne Kunden erstellen.
• Kunde – Ein Unternehmen oder eine Person, für die die Agentur Dienstleistungen erbringt. Zu jedem Kunden werden Kontaktpersonen, Rechnungsdaten und weitere notwendige Informationen erfasst. Ein Kunde kann mehrere Projekte haben (z. B. verschiedene Onlineshops oder Arten von Dienstleistungen) und kann zur einfachen Portfolio-Segmentierung mit Labels versehen werden.
• Projekt – Steht beispielsweise für einen konkreten Onlineshop des Kunden oder eine Dienstleistung, die Sie für diesen Kunden verwalten und mit der Finanzen (Budgets), verantwortliche Personen, Mitarbeiter und konkrete Aufgaben verknüpft sind. Ein Projekt funktioniert als detaillierte Informationskarte, die Sie mit eigenen Feldern anpassen können, um genau das zu kontrollieren und zu verfolgen, was Sie benötigen.
• Mitarbeiter – Ein Teammitglied mit eigenem Zugang, dem Aufgaben und Termine zugewiesen werden und dessen Auslastung verfolgt werden kann.

Was Sie zur Aktivierung der Erweiterung Mergado Agencies benötigen#

• Ein Benutzerkonto im Mergado Editor.

Hauptfunktionen#

• Kundenverwaltung – Diese Funktion ermöglicht eine übersichtliche Erfassung aller Kontaktpersonen und ihrer Rechnungsdaten an einem Ort. Dank eigener Felder können Sie zu jedem Kunden spezifische Informationen speichern, wie Links zu Profilen, Zugangsdaten oder interne Checklisten. Mithilfe von Labels können Sie Kunden zudem einfach segmentieren, zum Beispiel in langfristige oder priorisierte, was die Orientierung im Kundenportfolio erleichtert.
• Projekte bei Kunden – Jedem Kunden können beliebig viele Projekte zugeordnet werden, was die getrennte Verwaltung verschiedener Onlineshops oder Arten von erbrachten Dienstleistungen ermöglicht. Bei jedem Projekt können Sie das Budget verfolgen, verantwortliche Personen bestimmen und eine voll anpassbare Karte mit eigenen Feldern für maximale Übersicht nutzen. Eigene Felder können verschiedene Typen haben, von Checkboxen bis zu langen Texten, und können zur Sicherung einer hohen Datenqualität als Pflichtfelder eingestellt werden.
• Aufgaben und Vorlagen – Die Erweiterung ermöglicht die Vergabe konkreter Aufgaben mit klarem Termin, geschätztem Aufwand und Verknüpfung mit einem konkreten Projekt und Teammitglied. Zur Effizienzsteigerung lassen sich Aufgabenvorlagen nutzen, die die Vergabe wiederkehrender Tätigkeiten erleichtern, oder Aufgaben können zur besseren Übersicht mit Labels versehen werden.
• Agenturübersicht – Bietet der Geschäftsführung und dem strategischen Management einen Gesamtüberblick über die aktuelle Auslastung aller Mitarbeiter und das gesamte Volumen der laufenden Arbeit. Die Übersicht enthält auch nützliche Umsatzstatistiken und eine Aufschlüsselung der einzelnen Dienstleistungen, was bei der Bewertung der Effizienz des gesamten Teams hilft.
• Filterung und Qualitätskontrolle – Das Werkzeug bietet erweiterte Filter, die Ihnen helfen, sofort unvollständig ausgefüllte Projekte oder Aufgaben ohne festgelegten Termin zu identifizieren. Diese Funktion eignet sich ideal, um alle Daten im System aktuell zu halten und inaktive Kunden frühzeitig zu erkennen, denen erhöhte Aufmerksamkeit gewidmet werden muss.
• Teamzusammenarbeit – Jedes Teammitglied hat seinen eigenen Benutzerzugang und kann direkt aus der Oberfläche der Erweiterung in die Agentur eingeladen werden. Innerhalb der Agentur können Berechtigungen geteilt werden, sodass alle Mitarbeiter relevante Informationen sehen und einen Überblick über die Aufgaben haben, die sie zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigen müssen.
• Dokumenten- und Vertragserstellung – Direkt in der Erweiterung können Sie im HTML-Editor eigene Vorlagen für Verträge und andere Verwaltungsdokumente erstellen. In den Vorlagen können Sie System- oder eigene Variablen verwenden, die Sie anschließend mit den Daten eines konkreten Kunden ausfüllen, und den fertigen Vertrag als PDF herunterladen.
• Verbindung mit Fakturoid – Diese Funktion ermöglicht das automatische Erstellen von Rechnungen für Kunden auf Basis der direkt in Mergado Agencies erfassten Daten. Ein paar Klicks genügen, und die Rechnung wird an Ihr Fakturoid-Konto gesendet, wodurch Sie erheblich Zeit bei der manuellen Belegvorbereitung sparen.

Arbeiten mit Mergado Agencies#

Die Aktivierung der Erweiterung erfolgt im Mergado Store durch Klick auf die Schaltfläche I want to activate (Ich möchte aktivieren). Nach der Aktivierung können Sie eine Agentur erstellen oder sich in eine bereits bestehende Agentur einladen lassen.

In der Oberfläche der Erweiterung Mergado Agencies sehen Sie im Menü zwei Hauptbereiche – Agencies (Agenturen) und Invitations (Einladungen).

Agenturen#

Im Bereich Agencies finden Sie die Liste aller Agenturen, die Sie erstellt haben oder zu denen Sie eingeladen wurden. Eine neue Agentur erstellen Sie durch Klick auf die Schaltfläche New agency (Neue Agentur).

Nach dem Anklicken einer konkreten erstellten Agentur öffnet sich deren Detailansicht mit folgenden Reitern, die ihre vollständige Verwaltung ermöglichen.

1. Übersicht#

Auf diesem Reiter sieht jeder Nutzer die Liste seiner aktuell zugewiesenen Aufgaben.

2. Aufgaben#

Hier findet die operative Steuerung der Arbeit des gesamten Teams und die Vergabe von Aufgaben statt. Beim Erstellen einer Aufgabe definieren Sie deren Namen, den verantwortlichen Mitarbeiter, das Projekt und den Erledigungstermin. Bei der Aufgabe kann ein geschätzter Aufwand eingestellt werden, was dem System ermöglicht, die Stunden automatisch auf die Mitarbeiter umzurechnen. Für wiederkehrende Tätigkeiten lassen sich Aufgabenvorlagen erstellen, die die Anlage neuer Projekte und Aufgaben deutlich beschleunigen.

3. Projekte#

Projekte stehen für konkrete Onlineshops oder Dienstleistungen, die für den jeweiligen Kunden erbracht werden. Jedes Projekt hat seine eigene Karte, die Sie mit eigenen Feldern vollständig anpassen können (z. B. kurzer/langer Text, Link, Checkbox oder Überschriften zur besseren Übersicht). Eigene Felder können Sie durch Klick auf das Zahnradsymbol (neben der Schaltfläche Projekt erstellen) bearbeiten. Bei Feldern kann die Pflichtangabe eingestellt werden, was als Werkzeug zur Qualitätskontrolle dient und sicherstellt, dass bei keinem Onlineshop wichtige Informationen fehlen. Mit jedem Projekt sind konkrete Budgets und verantwortliche Personen verknüpft.

4. Kunden#

Enthält die Liste aller Firmen, für die die Agentur arbeitet. An einem Ort haben Sie Kontaktpersonen und Rechnungsdaten. Sie sehen einen Überblick darüber, an wie vielen Projekten Sie für den jeweiligen Kunden arbeiten, wie viele Aufgaben die Projekte umfassen, geleistete Stunden und den Gesamtpreis der Arbeit. Kunden können Sie spezifische Labels zur Segmentierung und Übersicht zuweisen (z. B. „Langzeitkunde").

Direkt beim Kunden finden Sie ein Druckersymbol, das es ermöglicht, mit wenigen Klicks einen Vertrag oder ein anderes Dokument nach einer vorbereiteten Vorlage zu erstellen (im PDF-Format).

Wenn Sie die Verbindung mit Fakturoid eingerichtet haben, sehen Sie beim Kunden ein Rechnungssymbol für deren automatisches Senden an das Buchhaltungssystem. Die Rechnung wird auf Basis der in der Erweiterung erfassten Daten erstellt.

5. Mitarbeiter#

Dieser Bereich dient der Verwaltung der Personalressourcen der Agentur. Sie sehen hier die Liste aller Teammitglieder und erfahren anhand der vergebenen Aufgaben sofort, wie viele Arbeitsstunden wem zugewiesen sind. Teamleiter können so leicht kontrollieren, wer überlastet ist und wem umgekehrt neue Aufgaben zugewiesen werden können.

6. Statistiken#

Die Statistiken dienen der Bewertung der wirtschaftlichen und leistungsbezogenen Seite der Agentur. Dieser Bereich liefert Daten darüber, welche Dienstleistungen der Agentur den größten Umsatz bringen. Er ermöglicht zudem, die Effizienz des Teams und das gesamte Volumen der geleisteten Arbeit über einen bestimmten Zeitraum zu verfolgen.

7. Einstellungen#

Hier stellen Sie die allgemeinen Parameter für die gesamte Agentur ein und passen sie an. Die Einstellungen sind in mehrere Bereiche unterteilt:

• General, Services und Labels (Allgemein, Dienstleistungen und Labels) – Für die grundlegende Einrichtung der Agenturfunktion und die Kategorisierung der Kunden.
• Fakturoid – Dient der Verbindung mit dem Rechnungssystem Fakturoid über API-Schlüssel (Client ID und Secret ID). Erfahren Sie, wie Sie Mergado Agencies mit Fakturoid verbinden.
• Print (Druck) – Enthält einen HTML-Editor zur Erstellung von Dokumentvorlagen (z. B. Verträgen) unter Verwendung von Systemvariablen (%NAME%, %EMAIL%, %STREET%, %CITY%, %ZIP%, %COUNTRY%, %PHONE%, %ID%, %VAT%) oder eigenen Variablen.

Einladungen#

Der Bereich Invitations (Einladungen) dient Nutzern zur Annahme von Einladungen zum Beitritt zu bereits bestehenden Agenturen, die von Kollegen oder Partnern erstellt wurden. Innerhalb eines Teams genügt es, das Agenturprofil nur einmal anzulegen und anschließend weitere Mitglieder einzuladen. Jedes Teammitglied greift unter seinem eigenen Namen und Konto auf die Agentur zu. Sobald ein Nutzer die Einladung annimmt, erhält er Zugriff auf die Projekte, Aufgaben und Kunden der jeweiligen Agentur, entsprechend den ihm zugewiesenen Berechtigungen.

FAQ#

Was ist Mergado Agencies und wozu dient es?#

Mergado Agencies ist eine Erweiterung des Mergado Editors, die als zentrale Anlaufstelle für die Steuerung einer Marketingagentur dient. Sie ersetzt unübersichtliche Tabellen und hilft, an einem Ort den Überblick über Kunden, Projekte, Aufgaben und das gesamte Team zu behalten.

Für wen eignet sich Mergado Agencies?#

Die Erweiterung richtet sich vor allem an Marketingagenturen, die eine größere Anzahl von Kunden und Projekten verwalten. Sie eignet sich aber auch für freiberufliche Spezialisten, die mit mehreren Kunden gleichzeitig zusammenarbeiten, sowie für Account Manager oder die Geschäftsführung, die das Arbeitsvolumen und die Teameffizienz verfolgen müssen.

Wie viel kostet Mergado Agencies?#

Die Erweiterung ist völlig kostenlos. Die Nutzung ist nicht durch die Anzahl der Agenturen, Kunden, Projekte oder Aufgaben begrenzt.

Welche Voraussetzungen gelten für die Aktivierung von Mergado Agencies?#

Die einzige Voraussetzung ist ein Benutzerkonto im Mergado Editor. Sie aktivieren die Erweiterung im Mergado Store durch Klick auf die Schaltfläche I want to activate, danach erstellen Sie eine Agentur oder nehmen eine Einladung zu einer bereits bestehenden Agentur an, die zum Beispiel ein Kollege oder eine Kollegin erstellt hat.

Ich bin Freelancer, keine Agentur. Ergibt Mergado Agencies für mich Sinn?#

Ja. Die Erweiterung eignet sich auch für freiberufliche Spezialisten, die mit mehreren Kunden oder Agenturen gleichzeitig zusammenarbeiten und einen Überblick über Projekte und Aufgaben an einem Ort benötigen.

Kann ich Mitglied mehrerer Agenturen gleichzeitig sein?#

Ja. Im Bereich Agencies sehen Sie die Liste aller Agenturen, die Sie selbst erstellt haben oder zu denen Sie von Kollegen oder Partnern eingeladen wurden. Auf alle Agenturen greifen Sie von Ihrem eigenen Mergado-Benutzerkonto aus zu.

Wie füge ich einen Kollegen zur Agentur hinzu?#

Sie laden einen Kollegen direkt aus der Oberfläche der Erweiterung Mergado Agencies im Bereich Mitarbeiter → Mitarbeiter einladen ein. Der eingeladene Kollege nimmt die Einladung ebenfalls im Bereich Invitations an und erhält nach der Annahme Zugriff auf die Agentur gemäß den ihm zugewiesenen Berechtigungen.

Kann jedes Teammitglied alles sehen, oder lässt sich der Zugriff auf Informationen einschränken?#

Alle Mitglieder der Agentur sehen dieselben Daten. Jedes Teammitglied greift unter seinem eigenen Konto auf die Agentur zu.

Was ist der Unterschied zwischen einem Kunden und einem Projekt?#

Ein Kunde ist ein Unternehmen oder eine Person, für die die Agentur arbeitet. Ein Projekt steht dann für einen konkreten Onlineshop oder eine Dienstleistung, die Sie für diesen Kunden verwalten. Ein Kunde kann mehrere Projekte haben – zum Beispiel wenn er mehrere Onlineshops betreibt oder verschiedene Arten von Dienstleistungen bezieht.

Wie viele Projekte oder Kunden kann ich in der Erweiterung haben?#

Die Anzahl der Agenturen, Kunden, Projekte und Aufgaben ist in keiner Weise begrenzt. Die Erweiterung ist unabhängig vom Umfang der darin verwalteten Daten kostenlos.

Wozu dienen eigene Felder bei Projekten und Kunden?#

Mit eigenen Feldern können Sie die Karte des Projekts oder Kunden genau an die Bedürfnisse Ihrer Agentur anpassen. Sie können verschiedene Feldtypen hinzufügen – kurzen oder langen Text, Link, Checkbox oder Überschrift zur besseren Übersicht. Bei jedem Feld kann die Pflichtangabe eingestellt werden, wodurch sichergestellt wird, dass bei keinem Projekt wichtige Informationen fehlen.

Wozu dienen Labels und wie werden sie verwendet?#

Labels dienen der Segmentierung und dem Erhalt der Übersicht bei Kunden und Aufgaben. Bei Kunden können Sie sie beispielsweise zur Kennzeichnung langfristiger Kunden oder priorisierter Zusammenarbeiten nutzen, bei Aufgaben zur Kategorisierung nach Art der Arbeit. Verfügbare Labels stellen Sie im Bereich Einstellungen → Labels ein.

Wie funktionieren Aufgabenvorlagen?#

Aufgabenvorlagen ermöglichen es, eine vordefinierte Struktur wiederkehrender Tätigkeiten zu speichern und beim Anlegen einer neuen Aufgabe einfach zu verwenden. Sie sparen dadurch Zeit, besonders beim Onboarding eines neuen Kunden oder bei regelmäßigen monatlichen Arbeiten, die sich über Projekte hinweg wiederholen.

Wie erfahre ich, wer im Team überlastet ist oder wem noch Arbeit zugeteilt werden kann?#

Im Reiter Mitarbeiter sehen Sie einen Überblick über alle Teammitglieder und die Anzahl der Arbeitsstunden, die ihnen aktuell zugewiesen sind. Der Reiter Statistiken bietet dann einen breiteren Blick auf das Volumen der geleisteten Arbeit und die Leistung des gesamten Teams.

Kann ich in Mergado Agencies auch Verträge oder andere Dokumente vorbereiten?#

Ja. Unter Einstellungen → Print erstellen Sie eine Dokumentvorlage im HTML-Editor. Die Vorlage kann Systemvariablen enthalten (wie %NAME%, %EMAIL%, %ID%, %VAT% und weitere), die Sie beim Erstellen mit den Daten eines konkreten Kunden ausfüllen. Das fertige Dokument laden Sie als PDF direkt aus dem Reiter Kunden durch Klick auf das Druckersymbol beim jeweiligen Kunden herunter.

Kann ich in Mergado Agencies auch Rechnungen erstellen?#

Ja. Sie können die Erweiterung mit Ihrem Konto bei Fakturoid verbinden. Die Verbindung stellen Sie im Bereich Einstellungen → Fakturoid durch Eingabe der API-Zugangsdaten (Client ID und Secret ID) aus Ihrem Fakturoid-Konto ein. Nach der Verbindung genügt es, beim Kunden auf das Rechnungssymbol zu klicken, und die Erweiterung erstellt die Rechnung automatisch und sendet sie an Fakturoid. Erfahren Sie, wie Sie Mergado Agencies mit Fakturoid verbinden.