Čo je rozšírenie Mergado Agencies?#

Mergado Agencies je rozšírenie určené na riadenie a správu online marketingového tímu, klientov a projektov. Funguje ako centrálne miesto, ktoré nahrádza neprehľadné tabuľky a pomáha udržať prehľad o úlohách aj zamestnancoch.

Rozšírenie je ideálne pre:

• Marketingové agentúry – na evidenciu klientov, projektov a interné workflow.
• Freelance špecialistov – na organizáciu spolupráce s viacerými agentúrami alebo klientmi.
• Account manažérov a vedenie – na kontrolu objemu práce, tržieb a efektivity tímu.

Cena a fakturácia#

Používanie rozšírenia Mergado Agencies je pre používateľov Mergado Editora úplne zadarmo a je k dispozícii bez akýchkoľvek ďalších poplatkov.

Používanie rozšírenia je viazané na jedného používateľa v Mergade a je zadarmo bez ohľadu na počet agentúr, projektov alebo úloh v ňom vytvorených.

Vzhľadom na to, že je rozšírenie bezplatné, nemá stanovenú skúšobnú dobu.

Rozšírenie je aktuálne v beta verzii. Budeme radi za vašu spätnú väzbu, ktorá nám pomôže s rozvojom rozšírenia.

Základné pojmy spojené s rozšírením Mergado Agencies#

• Agentúra – Základná organizačná jednotka, do ktorej pozývate ďalších pracovníkov a v rámci ktorej vytvárate projekty pre jednotlivých klientov.
• Klient – Firma alebo osoba, pre ktorú agentúra poskytuje služby. Ku každému klientovi sa evidujú kontaktné osoby, fakturačné údaje a ďalšie potrebné informácie. Klient môže mať viac projektov (napríklad rôzne e-shopy alebo typy služieb) a možno mu priradiť štítky na ľahkú segmentáciu portfólia.
• Projekt – Predstavuje napríklad konkrétny e-shop klienta alebo službu, ktorú pre daného klienta spravujete a ku ktorej sa viažu financie (rozpočty), zodpovedné osoby, pracovníci a konkrétne úlohy. Projekt funguje ako podrobná informačná karta, ktorú si môžete prispôsobiť pomocou vlastných polí, ktoré chcete kontrolovať a sledovať.
• Pracovník – Člen tímu s vlastným prístupom, ktorému sú priraďované úlohy, termíny a možno sledovať jeho vyťaženie.

Čo je potrebné na spustenie rozšírenia Mergado Agencies#

• Používateľský účet v Mergado Editore.

Hlavné funkcie#

• Správa klientov – Táto funkcia umožňuje prehľadnú evidenciu všetkých kontaktných osôb a ich fakturačných údajov na jednom mieste. Vďaka možnosti pridania vlastných polí si môžete pri každom klientovi ukladať špecifické informácie, ako sú odkazy na profily, prístupové údaje alebo interné checklisty. Pomocou štítkov si navyše môžete klientov ľahko segmentovať, napríklad na dlhodobých či prioritných, čo uľahčuje orientáciu v klientskom portfóliu.
• Projekty pri klientoch – Ku každému klientovi možno priradiť ľubovoľné množstvo projektov, čo umožňuje oddelene spravovať rôzne e-shopy alebo typy poskytovaných služieb. Pri každom projekte môžete sledovať jeho rozpočet, určovať zodpovedné osoby a využiť plne prispôsobiteľnú kartu s vlastnými poľami pre maximálny prehľad. Vlastné polia môžu byť rôznych typov, od checkboxov až po dlhé texty, a možno pri nich nastaviť povinnosť vyplnenia na udržanie vysokej kvality dát.
• Úlohy a šablóny – Rozšírenie umožňuje zadávať konkrétne úlohy s jasným termínom, odhadovanou prácnosťou a väzbou na konkrétny projekt aj konkrétneho člena tímu. Na zefektívnenie práce možno využívať šablóny úloh, ktoré uľahčujú zadávanie opakujúcich sa činností, alebo k úlohám priraďovať štítky pre väčší prehľad.
• Prehľad agentúry – Poskytuje vedeniu a strategickému manažmentu celkový pohľad na aktuálnu vyťaženosť všetkých zamestnancov a celkový objem rozpracovanej práce. Prehľad zahŕňa tiež užitočné štatistiky tržieb a rozloženia jednotlivých služieb, čo pomáha pri vyhodnocovaní efektivity celého tímu.
• Filtrovanie a kontrola kvality – Nástroj ponúka pokročilé filtre, ktoré vám pomôžu okamžite identifikovať nekompletne vyplnené projekty alebo úlohy bez stanoveného termínu. Táto funkcia je ideálna na udržiavanie aktuálnosti všetkých dát v systéme a včasné odhalenie neaktívnych klientov, ktorým je potrebné venovať zvýšenú pozornosť.
• Tímová spolupráca – Každý člen tímu má svoj vlastný používateľský prístup a do agentúry ho možno jednoducho pozvať priamo z rozhrania rozšírenia. V rámci agentúry je možné zdieľať oprávnenia, takže všetci spolupracovníci vidia relevantné informácie a majú prehľad o úlohách, ktoré majú v danom čase splniť.
• Generovanie dokumentov a zmlúv – Priamo v rozšírení si môžete v HTML editore vytvoriť vlastné šablóny zmlúv a iných administratívnych dokumentov. V šablónach môžete využiť systémové alebo vlastné premenné, ktoré následne doplníte dátami o konkrétnom klientovi, a výslednú zmluvu si stiahnete vo formáte PDF.
• Prepojenie s Fakturoidom – Táto funkcia umožňuje automaticky generovať faktúry pre klientov na základe dát evidovaných priamo v Mergado Agencies. Stačí pár kliknutí a faktúra sa odošle do vášho účtu vo Fakturoide, čím výrazne ušetríte čas strávený manuálnou prípravou dokladov.

Práca v Mergado Agencies#

Aktiváciu rozšírenia vykonáte v Mergado Store kliknutím na tlačidlo Chcem aktivovať. Po aktivácii môžete vytvoriť agentúru alebo sa nechať pozvať do už existujúcej agentúry.

V rozhraní rozšírenia Mergado Agencies uvidíte v menu dve hlavné sekcie – Agentúry a Pozvánky.

Agentúry#

V sekcii Agentúry nájdete zoznam všetkých agentúr, ktoré ste vytvorili alebo do ktorých ste boli pozvaní. Novú agentúru vytvoríte kliknutím na tlačidlo Nová agentúra.

Po rozkliknutí konkrétnej vytvorenej agentúry sa vám otvorí jej detail s nasledujúcimi záložkami, ktoré umožňujú jej kompletnú správu.

1. Prehľad#

Na tejto záložke každý používateľ uvidí zoznam svojich aktuálne pridelených úloh.

2. Úlohy#

Tu prebieha operatívne riadenie práce celého tímu a zadávanie úloh. Pri vytváraní úlohy definujete jej názov, zodpovedného pracovníka, projekt a termín splnenia. Pri úlohe možno nastaviť odhadovanú prácnosť, čo systému umožňuje automaticky rozpočítavať hodiny medzi pracovníkov. Pre opakujúce sa činnosti je možné vytvárať šablóny úloh, ktoré výrazne urýchľujú zakladanie nových projektov a úloh.

3. Projekty#

Projekty predstavujú konkrétne e-shopy alebo služby vykonávané pre daného klienta. Každý projekt má svoju kartu, ktorú si môžete plne prispôsobiť pomocou vlastných polí (napríklad krátky/dlhý text, odkaz, checkbox či nadpisy pre prehľadnosť). Vlastné polia môžete editovať kliknutím na ikonu ozubeného kolieska (vedľa tlačidla Vytvoriť projekt). Pri poliach možno nastaviť povinnosť vyplnenia, čo slúži ako nástroj na kontrolu kvality a zaistenie, že pri žiadnom e-shope nechýbajú dôležité informácie. Ku každému projektu sa viažu konkrétne rozpočty a zodpovedné osoby.

4. Klienti#

Obsahuje zoznam všetkých firiem, pre ktoré agentúra pracuje. Na jednom mieste máte kontaktné osoby aj fakturačné údaje. Uvidíte prehľad toho, na koľkých projektoch pre daného klienta pracujete, koľko projekty zahŕňajú úloh, odpracovaných hodín a celkovú cenu za prácu. Ku klientom môžete priraďovať špecifické štítky na segmentáciu a prehľad (napríklad „klient_dlhodoby“).

Priamo pri klientovi nájdete ikonku tlačiarne, ktorá umožňuje na pár kliknutí vygenerovať zmluvu alebo iný dokument podľa pripravenej šablóny (vo formáte pdf).

Ak máte nastavené prepojenie s Fakturoidom, pri klientovi uvidíte ikonku faktúry na jej automatické odoslanie do účtovného systému. Faktúra sa vygeneruje na základe údajov zaznamenaných v rozšírení.

5. Pracovníci#

Táto časť je určená na správu ľudských zdrojov v agentúre. Uvidíte tu zoznam všetkých členov tímu a podľa zadaných úloh okamžite zistíte, koľko hodín práce má kto pridelených. Vedúci tímu tak môžu ľahko kontrolovať, kto je preťažený a komu je naopak možné prideliť nové úlohy.

6. Štatistiky#

Štatistiky slúžia na vyhodnocovanie ekonomickej aj výkonnostnej stránky agentúry. Táto sekcia poskytuje dáta o tom, ktoré služby prinášajú agentúre najväčšie tržby. Umožňuje tiež sledovať efektivitu tímu a celkový objem odvedenej práce za určité obdobie.

7. Nastavenia#

Tu sa nastavujú a upravujú všeobecné parametre pre celú agentúru. Nastavenie je rozdelené do niekoľkých sekcií:

• Všeobecné, Služby a Štítky – Na základné nastavenie fungovania agentúry a kategorizáciu klientov.
• Fakturoid – Slúži na prepojenie s fakturačným systémom Fakturoid pomocou API kľúčov (Client ID a Secret ID). Zistite, ako prepojiť Mergado Agencies a Fakturoid.
• Tlač – Obsahuje HTML editor na vytváranie šablón dokumentov (napríklad zmlúv) s využitím systémových premenných (%NAME%, %EMAIL%, %STREET%, %CITY%, %ZIP%, %COUNTRY%, %PHONE%, %ID%, %VAT%) alebo vlastných premenných.

Pozvánky#

Sekcia Pozvánky slúži používateľom na prijatie pozvánok na vstup do už existujúcich agentúr, ktoré vytvorili ich kolegovia alebo partneri. V rámci jedného tímu stačí založiť agentúrny profil iba raz a ostatných členov doň následne pozvať. Každý člen tímu pristupuje k agentúre pod svojím vlastným menom a účtom. Hneď ako používateľ pozvánku prijme, získa prístup k projektom, úlohám a klientom danej agentúry podľa toho, aké oprávnenia mu boli pridelené.

FAQ#

Čo je Mergado Agencies a na čo slúži?#

Mergado Agencies je rozšírenie Mergado Editora, ktoré slúži ako centrálne miesto na riadenie marketingovej agentúry. Nahrádza neprehľadné tabuľky a pomáha mať na jednom mieste prehľad o klientoch, projektoch, úlohách aj celom tíme.

Pre koho je Mergado Agencies vhodné?#

Rozšírenie je určené predovšetkým marketingovým agentúram, ktoré spravujú väčší počet klientov a projektov. Využijú ho ale aj freelance špecialisti spolupracujúci s viacerými klientmi naraz a account manažéri alebo vedenie, ktorí potrebujú sledovať objem práce a efektivitu tímu.

Koľko Mergado Agencies stojí?#

Rozšírenie je úplne zadarmo. Používanie nie je obmedzené počtom agentúr, klientov, projektov ani úloh.

Aké sú podmienky na spustenie Mergado Agencies?#

Jediným požiadavkom je používateľský účet v Mergado Editore. Rozšírenie aktivujete v Mergado Store kliknutím na tlačidlo Chcem aktivovať, potom si vytvoríte agentúru alebo prijmete pozvánku do už existujúcej agentúry, ktorú vytvoril napríklad váš kolega/kolegyňa.

Som freelancer, nie agentúra. Má pre mňa Mergado Agencies zmysel?#

Áno. Rozšírenie je vhodné aj pre freelance špecialistov, ktorí spolupracujú s viacerými klientmi alebo agentúrami naraz a potrebujú mať prehľad o projektoch a úlohách na jednom mieste.

Môžem byť členom viacerých agentúr zároveň?#

Áno. V sekcii Agentúry uvidíte zoznam všetkých agentúr, ktoré ste sami vytvorili alebo do ktorých vás pozvali kolegovia či partneri. Ku všetkým agentúram pristupujete zo svojho vlastného Mergado používateľského účtu.

Ako pridám kolegu do agentúry?#

Kolegu pozvete priamo z rozhrania rozšírenia Mergado Agencies v sekcii Pracovníci → Pozvať pracovníka. Pozvaný kolega pozvánku prijme tiež v sekcii Pozvánky a po prijatí získa prístup k agentúre podľa oprávnení, ktoré mu boli pridelené.

Môže každý člen tímu vidieť všetko, alebo možno obmedziť prístup k informáciám?#

Všetci členovia agentúry vidia rovnaké dáta. Každý člen tímu pristupuje k agentúre pod svojím vlastným účtom.

Aký je rozdiel medzi klientom a projektom?#

Klient je firma alebo osoba, pre ktorú agentúra pracuje. Projekt potom predstavuje konkrétny e-shop alebo službu, ktorú pre daného klienta spravujete. Jeden klient môže mať viac projektov – napríklad ak prevádzkuje viac e-shopov alebo odoberá rôzne typy služieb.

Koľko projektov alebo klientov môžem v rozšírení mať?#

Počet agentúr, klientov, projektov ani úloh nie je nijako obmedzený. Rozšírenie je zadarmo bez ohľadu na objem dát, ktorý v ňom vediete.

Na čo slúžia vlastné polia pri projektoch a klientoch?#

Vlastné polia vám umožňujú prispôsobiť kartu projektu alebo klienta presne potrebám vašej agentúry. Môžete pridávať rôzne typy polí – krátky alebo dlhý text, odkaz, checkbox alebo nadpis pre prehľadnosť. Pri každom poli možno nastaviť povinnosť vyplnenia, čím zaistíte, že pri žiadnom projekte nechýbajú dôležité informácie.

Na čo sú štítky a ako ich použiť?#

Štítky slúžia na segmentáciu a udržanie prehľadnosti pri klientoch a úlohách. Pri klientoch ich môžete využiť napríklad na označenie dlhodobých klientov alebo prioritných spoluprác, pri úlohách potom na kategorizáciu podľa typu práce. Dostupné štítky si nastavíte v sekcii Nastavenia → Štítky.

Ako fungujú šablóny úloh?#

Šablóny úloh umožňujú uložiť si preddefinovanú štruktúru opakujúcich sa činností a pri zakladaní novej úlohy ju jednoducho použiť. Ušetríte tým čas najmä pri onboardingu nového klienta alebo pri pravidelných mesačných prácach, ktoré sa opakujú naprieč projektmi.

Ako zistím, kto z tímu je preťažený alebo komu možno naopak ešte zadať prácu?#

V záložke Pracovníci vidíte prehľad všetkých členov tímu a počet hodín práce, ktoré majú aktuálne pridelené. Záložka Štatistiky potom ponúka širší pohľad na objem odvedenej práce a výkonnosť celého tímu.

Môžem v Mergado Agencies pripravovať aj zmluvy alebo iné dokumenty?#

Áno. V Nastaveniach → Tlač si vytvoríte šablónu dokumentu v HTML editore. Šablóna môže obsahovať systémové premenné (ako %NAME%, %EMAIL%, %ID%, %VAT% a ďalšie), ktoré pri generovaní doplníte dátami o konkrétnom klientovi. Výsledný dokument si stiahnete ako PDF priamo zo záložky Klienti kliknutím na ikonku tlačiarne pri danom klientovi.

Môžem v Mergado Agencies generovať aj faktúry?#

Áno. Rozšírenie môžete prepojiť so svojím účtom vo Fakturoide. Prepojenie nastavíte v sekcii Nastavenia → Fakturoid zadaním API prístupových údajov (Client ID a Secret ID) z vášho účtu vo Fakturoide. Po prepojení stačí pri klientovi kliknúť na ikonku faktúry a rozšírenie faktúru automaticky vygeneruje a odošle do Fakturoidu. Zistite, ako prepojiť Mergado Agencies a Fakturoid.