Що таке розширення Mergado Agencies?#

Mergado Agencies — розширення, призначене для керування командою онлайн-маркетингу, клієнтами й проєктами. Воно працює як центральне місце, яке замінює заплутані таблиці й допомагає тримати під контролем завдання та співробітників.

Розширення ідеально підходить для:

  • Маркетингових агентств – для обліку клієнтів, проєктів і внутрішніх робочих процесів.
  • Фрилансерів – для організації співпраці з кількома агентствами або клієнтами.
  • Акаунт-менеджерів і керівництва – для контролю обсягу роботи, виручки та ефективності команди.

Ціна та виставлення рахунків#

Користування розширенням Mergado Agencies для користувачів Mergado Editor повністю безкоштовне й доступне без жодних додаткових платежів.

Користування розширенням прив’язане до одного користувача в Mergado і безкоштовне незалежно від кількості агентств, проєктів чи завдань, створених у ньому.

Оскільки розширення безкоштовне, воно не має встановленого пробного періоду.

Розширення зараз у бета-версії. Будемо раді вашому відгуку, який допоможе нам розвивати розширення.

Основні поняття, пов’язані з розширенням Mergado Agencies#

  • Агентство – Основна організаційна одиниця, до якої ви запрошуєте інших працівників і в межах якої створюєте проєкти для окремих клієнтів.
  • Клієнт – Компанія або особа, якій агентство надає послуги. Для кожного клієнта обліковуються контактні особи, дані для виставлення рахунків та інша потрібна інформація. Клієнт може мати кілька проєктів (наприклад, різні інтернет-магазини або типи послуг), і йому можна призначати мітки для зручної сегментації портфеля.
  • Проєкт – Це, наприклад, конкретний інтернет-магазин клієнта або послуга, якою ви для цього клієнта керуєте і з якою пов’язані фінанси (бюджети), відповідальні особи, працівники та конкретні завдання. Проєкт працює як детальна інформаційна картка, яку можна налаштувати за допомогою власних полів, які ви хочете контролювати й відстежувати.
  • Працівник – Член команди з власним доступом, якому призначаються завдання й терміни і завантаженість якого можна відстежувати.

Що потрібно для запуску розширення Mergado Agencies#

  • Обліковий запис користувача в Mergado Editor.

Основні функції#

  • Керування клієнтами – Ця функція дає змогу наочно вести облік усіх контактних осіб і їхніх даних для виставлення рахунків в одному місці. Завдяки можливості додавати власні поля для кожного клієнта можна зберігати специфічну інформацію, як-от посилання на профілі, дані доступу або внутрішні чек-листи. За допомогою міток ви також можете легко сегментувати клієнтів, наприклад на довгострокових чи пріоритетних, що полегшує орієнтацію в портфелі клієнтів.
  • Проєкти клієнтів – До кожного клієнта можна призначити будь-яку кількість проєктів, що дає змогу окремо керувати різними інтернет-магазинами або типами наданих послуг. Для кожного проєкту можна відстежувати його бюджет, визначати відповідальних осіб і використовувати повністю налаштовувану картку з власними полями для максимального огляду. Власні поля можуть бути різних типів, від прапорців до довгих текстів, і для них можна встановити обов’язковість заповнення, щоб підтримувати високу якість даних.
  • Завдання й шаблони – Розширення дає змогу ставити конкретні завдання з чітким терміном, орієнтовною трудомісткістю й прив’язкою до конкретного проєкту та конкретного члена команди. Для ефективнішої роботи можна використовувати шаблони завдань, які полегшують постановку повторюваних дій, або призначати завданням мітки для кращого огляду.
  • Огляд агентства – Надає керівництву та стратегічному менеджменту загальний погляд на поточну завантаженість усіх співробітників і загальний обсяг незавершеної роботи. Огляд також містить корисну статистику виручки та розподілу окремих послуг, що допомагає під час оцінювання ефективності всієї команди.
  • Фільтрування й контроль якості – Інструмент пропонує розширені фільтри, які допоможуть вам миттєво виявити не повністю заповнені проєкти або завдання без установленого терміну. Ця функція ідеальна для підтримання актуальності всіх даних у системі й своєчасного виявлення неактивних клієнтів, яким потрібно приділити підвищену увагу.
  • Командна співпраця – Кожен член команди має власний користувацький доступ, і його можна легко запросити до агентства безпосередньо з інтерфейсу розширення. У межах агентства можна ділитися правами доступу, тож усі співробітники бачать релевантну інформацію й мають огляд завдань, які їм потрібно виконати в певний час.
  • Генерування документів і договорів – Безпосередньо в розширенні ви можете в HTML-редакторі створити власні шаблони договорів та інших адміністративних документів. У шаблонах можна використовувати системні або власні змінні, які потім заповните даними про конкретного клієнта, а готовий договір завантажите у форматі PDF.
  • Підключення до Fakturoid – Ця функція дає змогу автоматично генерувати рахунки для клієнтів на основі даних, облікованих безпосередньо в Mergado Agencies. Досить кількох кліків, і рахунок надсилається до вашого облікового запису у Fakturoid, завдяки чому ви значно заощадите час, витрачений на ручну підготовку документів.

Робота в Mergado Agencies#

Розширення активуєте в Mergado Store, натиснувши кнопку I want to activate. Після активації можна створити агентство або отримати запрошення до вже наявного агентства.

В інтерфейсі розширення Mergado Agencies ви побачите в меню два основні розділи – Agencies і Invitations.

Agencies #

У розділі Agencies знайдете список усіх агентств, які ви створили або до яких вас запросили. Нове агентство створите, натиснувши кнопку New agency.

Після відкриття конкретного створеного агентства відкриється його детальна сторінка з такими вкладками, які дають змогу повністю ним керувати.

1. Overview #

На цій вкладці кожен користувач побачить список своїх поточних призначених завдань.

2. Tasks #

Тут відбувається оперативне керування роботою всієї команди й постановка завдань. Під час створення завдання ви визначаєте його назву, відповідального працівника, проєкт і термін виконання. Для завдання можна встановити орієнтовну трудомісткість, що дає системі змогу автоматично розподіляти години між працівниками. Для повторюваних дій можна створювати шаблони завдань, які значно пришвидшують створення нових проєктів і завдань.

3. Projects #

Проєкти — це конкретні інтернет-магазини або послуги, які виконуються для відповідного клієнта. Кожен проєкт має свою картку, яку можна повністю налаштувати за допомогою власних полів (наприклад, короткий/довгий текст, посилання, прапорець чи заголовки для наочності). Власні поля можна редагувати, натиснувши значок шестерні (поруч із кнопкою Create project). Для полів можна встановити обов’язковість заповнення, що слугує інструментом контролю якості й гарантує, що в жодного інтернет-магазину не бракує важливої інформації. З кожним проєктом пов’язані конкретні бюджети й відповідальні особи.

4. Clients #

Містить список усіх компаній, для яких працює агентство. В одному місці маєте контактних осіб і дані для виставлення рахунків. Побачите огляд того, над скількома проєктами для цього клієнта ви працюєте, скільки завдань охоплюють проєкти, скільки відпрацьовано годин і загальну ціну за роботу. Клієнтам можна призначати специфічні мітки для сегментації та огляду (наприклад, «клієнт_довгостроковий»).

Безпосередньо в клієнта знайдете значок принтера, який дає змогу кількома кліками згенерувати договір або інший документ за підготовленим шаблоном (у форматі PDF).

Якщо у вас налаштовано підключення до Fakturoid, у клієнта побачите значок рахунку для його автоматичного надсилання в бухгалтерську систему. Рахунок генерується на основі даних, зафіксованих у розширенні.

5. Team members #

Ця частина призначена для керування людськими ресурсами агентства. Тут побачите список усіх членів команди і відповідно до поставлених завдань одразу з’ясуєте, скільки годин роботи призначено кожному. Керівники команди можуть легко контролювати, хто перевантажений і кому, навпаки, можна призначити нові завдання.

6. Statistics #

Статистика слугує для оцінювання економічного й результативного боку агентства. Цей розділ надає дані про те, які послуги приносять агентству найбільшу виручку. Він також дає змогу відстежувати ефективність команди і загальний обсяг виконаної роботи за певний період.

7. Settings #

Тут ви налаштовуєте й змінюєте загальні параметри для всього агентства. Налаштування поділено на кілька розділів:

  • General, Services і Labels – Для основних налаштувань роботи агентства й категоризації клієнтів.
  • Fakturoid – Слугує для підключення до системи виставлення рахунків Fakturoid за допомогою API-ключів (Client ID і Secret ID). Дізнайтеся, як підключити Mergado Agencies до Fakturoid.
  • Print – Містить HTML-редактор для створення шаблонів документів (наприклад, договорів) з використанням системних змінних (%NAME%, %EMAIL%, %STREET%, %CITY%, %ZIP%, %COUNTRY%, %PHONE%, %ID%, %VAT%) або власних змінних.

Invitations #

Розділ Invitations слугує користувачам для прийняття запрошень до вже наявних агентств, які створили їхні колеги або партнери. У межах однієї команди достатньо створити профіль агентства лише один раз і потім запросити до нього інших членів. Кожен член команди входить до агентства під власним ім’ям і обліковим записом. Щойно користувач прийме запрошення, він отримає доступ до проєктів, завдань і клієнтів цього агентства відповідно до того, які права доступу йому було надано.

Часті запитання#

Що таке Mergado Agencies і для чого воно слугує?#

Mergado Agencies — розширення Mergado Editor, яке слугує центральним місцем для керування маркетинговим агентством. Воно замінює заплутані таблиці й допомагає мати в одному місці огляд клієнтів, проєктів, завдань і всієї команди.

Для кого підходить Mergado Agencies?#

Розширення призначене насамперед для маркетингових агентств, які керують більшою кількістю клієнтів і проєктів. Але його також використають фрилансери, що співпрацюють із кількома клієнтами одночасно, і акаунт-менеджери чи керівництво, яким потрібно відстежувати обсяг роботи й ефективність команди.

Скільки коштує Mergado Agencies?#

Розширення повністю безкоштовне. Користування не обмежене кількістю агентств, клієнтів, проєктів чи завдань.

Які умови для запуску Mergado Agencies?#

Єдина вимога — обліковий запис користувача в Mergado Editor. Розширення активуєте в Mergado Store, натиснувши кнопку I want to activate, потім створите агентство або приймете запрошення до вже наявного агентства, яке створив, наприклад, ваш колега чи колежанка.

Я фрилансер, а не агентство. Чи має для мене сенс Mergado Agencies?#

Так. Розширення підходить і для фрилансерів, які співпрацюють із кількома клієнтами або агентствами одночасно й мають потребу бачити проєкти та завдання в одному місці.

Чи можу я бути членом кількох агентств одночасно?#

Так. У розділі Agencies побачите список усіх агентств, які ви створили самі або до яких вас запросили колеги чи партнери. До всіх агентств ви входите зі свого власного облікового запису користувача Mergado.

Як додати колегу до агентства?#

Колегу запросите безпосередньо з інтерфейсу розширення Mergado Agencies у розділі Team members → Invite team member. Запрошений колега прийме запрошення також у розділі Invitations і після прийняття отримає доступ до агентства відповідно до наданих йому прав доступу.

Чи може кожен член команди бачити все, чи можна обмежити доступ до інформації?#

Усі члени агентства бачать однакові дані. Кожен член команди входить до агентства під власним обліковим записом.

Яка різниця між клієнтом і проєктом?#

Клієнт — це компанія або особа, для якої працює агентство. Проєкт — це конкретний інтернет-магазин або послуга, якою ви для цього клієнта керуєте. Один клієнт може мати кілька проєктів – наприклад, якщо він веде кілька інтернет-магазинів або замовляє різні типи послуг.

Скільки проєктів або клієнтів я можу мати в розширенні?#

Кількість агентств, клієнтів, проєктів і завдань нічим не обмежена. Розширення безкоштовне незалежно від обсягу даних, які ви в ньому ведете.

Для чого слугують власні поля в проєктах і клієнтах?#

Власні поля дають змогу налаштувати картку проєкту або клієнта точно під потреби вашого агентства. Можна додавати різні типи полів – короткий або довгий текст, посилання, прапорець чи заголовок для наочності. Для кожного поля можна встановити обов’язковість заповнення, щоб гарантувати, що в жодного проєкту не бракує важливої інформації.

Для чого слугують мітки і як їх використовувати?#

Мітки слугують для сегментації й підтримання наочності в клієнтах і завданнях. У клієнтів їх можна використати, наприклад, для позначення довгострокових клієнтів або пріоритетних співпраць, у завдань — для категоризації за типом роботи. Доступні мітки налаштуєте в розділі Settings → Labels.

Як працюють шаблони завдань?#

Шаблони завдань дають змогу зберегти наперед визначену структуру повторюваних дій і під час створення нового завдання просто її використати. Так ви заощадите час насамперед під час онбордингу нового клієнта або регулярних щомісячних робіт, що повторюються в різних проєктах.

Як дізнатися, хто в команді перевантажений або кому ще можна дати роботу?#

На вкладці Team members бачите огляд усіх членів команди й кількість годин роботи, які їм зараз призначено. Вкладка Statistics пропонує ширший погляд на обсяг виконаної роботи й результативність усієї команди.

Чи можу я в Mergado Agencies готувати також договори або інші документи?#

Так. У Settings → Print створите шаблон документа в HTML-редакторі. Шаблон може містити системні змінні (як-от %NAME%, %EMAIL%, %ID%, %VAT% та інші), які під час генерування заповните даними про конкретного клієнта. Готовий документ завантажите як PDF безпосередньо з вкладки Clients, натиснувши значок принтера біля відповідного клієнта.

Чи можу я в Mergado Agencies генерувати також рахунки?#

Так. Розширення можна підключити до свого облікового запису у Fakturoid. Підключення налаштуєте в розділі Settings → Fakturoid, увівши API-дані доступу (Client ID і Secret ID) з вашого облікового запису у Fakturoid. Після підключення достатньо в клієнта натиснути значок рахунку, і розширення автоматично згенерує рахунок і надішле його до Fakturoid. Дізнайтеся, як підключити Mergado Agencies до Fakturoid.

Чи була ця стаття корисною?